Do You Really Need Software To Manage Your Projects?

زادت  في الأونة الأخيرة توترمجالس إدارة الشركات والبنوك حيال التطورات والتغييرات السريعة في مجال تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على أعمال شركاتهم وربحيتها وسرية بياناتها وحتى استمراريتها. وتزيد الحساسية من مخاطر تكنولوجيا المعلومات خاصة في المجالس التقليدية والتي تضم اعضاء غير ملمين بهذا الحقل وغير مدريكين مدى اعتماد شركاتهم  أومصارفهم على أصول المعلومات التي توازي بأهميتها أصول الشركات والمصارف، أو إلى دورتكنولوجيا المعلومات في تشكيل استراتيجيات هذه الشركات وهذه المصارف وتحديد مستقبلها، ناهيك عن موضوع أمن الشبكات والأمن السيبراني في أهميته وخطورته. إن عدم الأدراك هذا يؤدي في معظم الأحيان الى التباطؤ أوالتهاون في أخذ قرارات مصيرية وحتى وجودية. وهنالك أمثلة كثيرة على عدم تدارك شركات عالمية لمدى تأثيرالتطور التكنولوجي على أعمالهم ومستقبلهم مما أدى الى خسائر جمة وهبوط أسعارأسهمهم أو حتى إفلاسهم، وعلى سبيل المثال لا الحصر، شركة سيرز ألاميركية للبيع بالتجزئة، وشركة تويز  ار أس وغيرهم من الشركات.

أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات

أما في دول الشرق الأوسط، فإن معظم مجالس الإدارة وخاصة المجالس العائلية لا تولي موضوع تكنولوجيا المعلومات أهمية خاصة ، وذلك لعدم وجود حوكمة لتكنولوجيا المعلومات بالأساس.

 كما في الدول الغربية كذلك في دولنا، يفتقرأعضاء مجلس الإدارة في كثير من الأحيان إلى المعرفة الأساسية واللازمة لطرح أسئلة محورية ليس فقط  حول مخاطر التكنولوجيا بل أيضًا المخاطر التسويقية والتنافسية  الناجمة عن عدم تطبيق التكنولوجيات الحديثة في الأعمال. في أغلب الأحيان تترك هذه المسؤولية الى مديري المعلومات، الذين يديرون أصول معلومات الشركات ، والذين يتفردون الى حد كبير بالقرارات و في معظم الأوقات طبقا ً لأهوائهم أومعرفتهم التي قد تكون محدودة أو ميالة. لذلك عدم وجود رقابة على أنشطة تكنولوجيا المعلومات من قبل مجالس الإدارة هو أمر خطير لإنه يعرض الشركة لنفس الأخطار التي يؤدي بها الفشل في أدارة  حساباتها وأصولها.

تداركت شركات عالمية عدة هذا الخطر فأنشأت لجان خاصة على مستوى مجالس الإدارة لمراقبة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. وعملت لجان تكنولوجيا المعلومات على مستوى مجلس الإدارة مع لجان التدقيق والتعويض والحوكمة الخاصة بهم.  فأصبح دور لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات رئيسيا ًومساعداً في أتخاذ القرارات المهمة ومراقبة الأداء مما أدى الى تفوقهم وحصولهم على ميزات تنافسية في أسواقهم.  ونذكر من هذه الشركات، شركة بروكتر  أند غامبل، شركة فودافون، ول مارت، وفيدرال اكسبرس.

عمل لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات

يجب على مجلس الإدارة الذي يقرراعضاءه أنهم بحاجة إلى الإشراف على تكنولوجيا المعلومات، أن  يشكلوا لجنة حوكمة التكنولوجيا وذلك بضم مديرين مستقليين من ذووي الإختصاص، واعداد ميثاق اللجنة وتحديد علاقة اللجنة بلجنة التدقيق خاصة ً واللجان الأخرى عامة ً، ومن الأفضل أن يكون رئيس اللجنة ملماً ولو الى حد بالتطورات في  عالم التكنولوجيا وتأثيرها على أعمال الشركة أو المصرف.

وفي حال عدم توفر العدد الكافي من المديرين المستقليين لتشكيل لجنة حوكمة تكنولوجيا متكاملة، يوصى بأن يكون هناك مدير مستقل واحد على الأقل في هذه اللجنة خبيراً في تكنولوجيا المعلومات وأن يكون قد عمل إما رئيسًا تنفيذيًا أو مديرًا كبيرًا في شركة تكنولوجيا، او مستشاراً في شركة استشارية  حققت افكاره وانجازاته في مجال التكنولوجيا، تطورات جوهرية وجذرية  للشركات أوالمصارف التي عمل بها، وساهمت هذه الأفكار والإنجازات في تحقيق مكاسب مالية ومعنوية.

تتمثل مهمة اللجنة في فهم الخارطة المعلوماتية للإدارة التنفيذية وتأثيرها على أعمال الشركة وتطورها في المدى القريب والبعيد. ومما سيميز عمل هذه اللجنة هو مد جسر المعرفة والتواصل بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة. وعليه فأن دور الخبير هو دور محوري في هذه اللجنة لأنه سيساعد المديرين التنفيذيين على تجنب الخوض في التفاصيل التقنية والمصطلحات التكنولوجية إنما التركيز على الفرص المتاحة وعلى الصورة الكبيرة، مما سيسهل على مجلس الإدارة فهم واستيعاب هذه الخارطة. إن المحادثات حول استراتيجية تكنولوجيا المعلومات صعبة ويمكن أن تكون محبطة وفاشلة إذا تم سحب اللجنة او مجلس الإدارة الى التفاصيل الفنية.

كما إن عمل الخبير ضمن اللجنة يساعد على تقييم معايير الأمن السيبراني المعتمد و مدى فعاليته في تفادي  إختراق شبكات الشركة وخوادمها وتجنب سرقة بيانتها وبالتالي أسرارها.

في معظم الأحيان,  يقوم العديد من مديري المعلومات على تبني تقنيات جداً حديثة ولم تثبت فعاليتها متأثرين إما بالإعلام عن هذه التقنيات أومن الشركات المصنعة. غالباً ما يكون التبني المبكر لهذه التقنيات مكلفاً ومعقداً مما يؤدي الى فشل المشاريع وخسارات مالية كبيرة. وهنا ايضاً تكمن أهمية خبير تكنولوجيا المعلومات وذلك في  مناقشة الجدوى الفنية والاقتصادية كما الاستراتجية لتلك المشاريع وتكاليفها.

يجب ألا يكون لدى خبير تكنولوجيا المعلومات  فهم أساسي فقط في احتياجات الشركة الإجمالية من التقنيات ولكن أيضاً نظرة شاملة للهيكلية التقنية وهندسة النظم.  ويجب عليه أن يفهم تمامًا الديناميات الأساسية التي  تحكم التغييرات في التكنولوجيا وقدرتها على تغيير النظرة الاقتصادية للشركة.

بشكل عام ، إن وظيفة خبير تكنولوجيا المعلومات  هي نفس وظيفة الخبيرالمالي المعتمد في لجنة التدقيق. إن عمله يساعد في تحقيق التوازن بين إحتياجات العمل الحالية  للشركة والتأكد من مدى جدية وجدوى الإستثمارات في تكنولوجيا المعلومات على المدى الطويل.  إن علاقة لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات بلجنة التدقيق يجب أن تكون وثيقة للغاية، لأن قضايا تكنولوجيا المعلومات يمكن أن تؤثر على المسائل الاقتصادية والتنظيمية. وعليه من الأفضل أن يكون هناك عضوً واحدً في لجنة التدقيق يعمل ايضاً كعضو في لجنة حوكمة تكنولوجيا المعلومات. كما ينبغي أن يصف ميثاق لجنة تكنولوجيا المعلومات العلاقة بلجنة التدقيق، ونظمها، وشرح الغرض منها، و تحديد  مسؤوليات الرقابة وجدول اجتماعتهم.

مساهمة عمل لجنة حوكمة المعلومات في أنجاح أهداف مجلس الإدارة

إن الشركات التي تعتمد على التقنيات الجديثة للبقاء في الصدارة وتوسيع أعمالها، إكتشفت مجالس إداراتها أهمية حوكمة تكنولوجيا المعلومات وخاصة في تحليل البيانات من خلال تطبيقات متخصصة ساهمت في مساعدة مجلس الإدارة والأعضاء على فهم ديناميكية الأسواق المنافسة، وسلوك وتفضيلات العملاء مما سمح لهم بتبني أفكار الإدارة التنفيذية وبأخذ قرارات سريعة و صحيحة أدت الى زيادة الطلب على منتوجاتهم أو خدماتهم وبالتالي رفعت أسهمهم في الأسواق المالية.  كما ساعدت لجان حوكمة المعلومات في مراقبة وتوجيه كبار المديرين وخاصة ًمديري المعلومات, وتحميلهم مسؤولية قراراتهم، ورصد عوائد الاستثمارمن مشاريع التكنولوجيا، والتأكد  من نجاحها مما ضمن مردود أفضل على المستوى العام للشركة واستمرارية ناجحة على المدى الطويل.

في النهاية، يعد تبني موضوع حوكمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا بالغ الأهمية ويتطلب التزاماً صارماً من رئيس مجلس الإدارة وكافة الأعضاء لأنجاح عمل اللجنة.  يجب على أعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين تقييم تأثير تكنولوجيا المعلومات على عمل الشركة واستراتجيتها، وتحديد ما إذا كان إنشاء لجنة مراقبة لتكنولوجيا المعلومات أمرًا ضروريًا. إذا لم تكن الحاجة  للحوكمة مفهومة بشكل واضح، أوإذا لم يكن هناك قبول عام لإنشاء مثل هذه اللجنة فيجب على الشركة عدم المباشرة بذلك. أي جهد للقيام بذلك سيكون مضيعة للوقت، والفشل سيكون سيد  الموقف وسوف يفسد فرص إنشاء مثل هذه اللجنة في وقت لاحق.

أنطوان علم

رئيس تنفيذي -  شركة بلوغراس تكنولوجيز

عضو مجلس ادارة معتمد

Sharing economy movement has been a fast rising business model over the past few years. 

In simple terms, in a sharing economy, members can ‘rent’ or share under-utilised assets such as cars, homes, personal time or other services to other members similar to a peer to peer model. 

What is sharing economy 

“a shared or sharing economy is an economic system in which assets or services are shared between peers or businesses for free or for a fee.”

The idea behind a sharing economy is to optimise the use of products or services - and improving their longevity.

Even though the term Sharing Economy was first coined in 1978, it wasn’t till 1995 when eBay was launched did Sharing Economy gain momentum.

In the past few years, sharing economy movement saw rapid growth. From the early days of Airbnb, we now have large players like Couchsurfing, Uber, BlaBlacar and more amongst thousands of sharing economy platforms active in several sectors ad industries. 

According to Brookings, The sharing economy is the fastest growing industry,; it is estimated to grow from $14 billion (2014) to $335 billion (2025).

What are the benefits of the Sharing Economy 

• It is environmental friendly 
  
  Sharing economy ensures products are cycled and reused to their complete life cycle, thereby, reducing the effects on the environment. Since same asset is shared amongst a number of community members, the overall carbon footprint is reduced. Low consumption means low impact on environment. 
  
  
• Fosters a culture of self-employment & entrepreneurship
  
  In sharing economy model members can offer their private products and services to others. Some well-known examples are apps like Uber & Ola or eBay where people can sell their unwanted good to those who want them. This movement offers opportunities to the sellers to become independent of a regular salaried job and set up their own businesses. 

• Less stress on asset ownership, more on asset optimising 
  
  Gone are the days when owning assets was a status symbol. Today, lean consumption in. Many younger people see assets as a liability. For example, owning a car in urban areas means dealing with car loans, insurance, regular maintenance, and whatnot. However, by sharing cars or rides with other members of the community these headaches completely go away. 
  
  Sharing economy emphasises on getting most of the existing assets, instead of possessing additional assets that you will not use to their full potential. 
  
  
• Creates a sense of community & trust
  
  Sharing economy pioneering business have been instrumental in mainstreaming the sharing economy. 
  
  Once upon a time, it would have been unthinkable to invite complete strangers to stay overnight in your home. Thanks to Airbnb or Couchsurfing not only the homeowners are able to benefit financially, but also create a sense of trust within the community. 
  
  The platforms like Airbnb, Uber etc are based on ratings and review system which allow their members to make a safe and informed decision and help with a positive experience. The same features also ensure that members comply with the platform guidelines and respect the shared resources for everyone.  
  
  
  

Learn how to monetise your services in sharing economy

Join our partner, GetBEE founder and CEO, Thea Myhrvold for an informative webinar "How to leverage the sharing economy movement to effectively monetise services online?".

What will you learn in this webinar: 

In the present day, the sharing economy has made exponential gains since its digitised introduction in 1995 and it is estimated to grow from $14 billion in 2014 to $335 billion by 2025.

While monetising time remains a continued tradition in a capitalistic economy, the methodology continues to evolve with technology. Companies are feeling more and more the need for an effective digital transformation in order to start exploring the sharing economy opportunities but very often they do not know how to start their own digital platforms for services.  

Speaker:

Thea Myhrvold, GetBEE Founder and CEO

Date:

TBA - coming soon!

Speaker Profile:

Thea is a proud founder and CEO of awarding winning and internationally recognised startups and brands like TeachMeNow and GetBEE. She is passionate about making knowledge and expertise accessible to all. Empowering entrepreneurs, business, and public sectors to digitally transform and scale their reach globally. Thea has spent nearly a decade in her entrepreneurial journey, and truly knows what it takes to scale and execute from a simple idea to a global business.

What is it like to manage a project without proper communication? Sounds like a nightmare, isn't it?

With all those complex layers of tasks, details and decision making required in any project - IT or otherwise, It would be pretty much impossible to work on a project where communication is inefficient. 

Project management is not done single handedly. A successful project is accomplished through effective communication amongst multiple stakeholders. 

So what are some of the best ways to improve communication in project management?

We Compiled Six Tips For Effective Communication For Successful Project Management. Let’s go through them one by one.

Be Present For Your Team

As a project manager, you must set the tone for your entire team. One of the key elements of successful communication is being present. You should aim to be the manager who is readily available and who has a clear understanding of your team’s roles, challenges, and achievements. If you always communicate from behind a computer screen and constantly rely on indirect forms of communication (like e-mails and voicemail), then you’ll foster an environment of passive communication between your team and clients.

Define a Communication Plan

Create a comprehensive communication plan for how you expect your team to communicate. When creating your communication plan ask yourself “what kind of communication is required?” (meetings, reports, etc.), “who do I need to communicate with?” (co-workers, stakeholders, clients, etc.), and “how frequent should we communicate?” Share this plan with all stakeholders and set their expectations at the beginning of the project. 

You May Be Interested In Exceeders' Job Opportunity: SCRUM Master

Plan Team Meetings Efficiently

Team meetings are an important part of any project management team, but they are also a double-edged sword. As effective as meetings can be in facilitating communication, they can also take away from actual work time. Plan meetings with a set agenda so that you reap the benefits of meetings without suffering delayed workflow. Consider what will be discussed at the meeting, who needs to be involved, and how long it should last. Your team mates and clients will thank you for this! 

Set Up a Review and Approval Process

One area that is vital to IT projects, and one that tends to hit the most communication snags, is the review and approval process. Several project management tools are available in market that can streamline the review and approval process for project managers. Team members and clients can share updates, leave feedback, and sign off on approval in real time. Using such communication tools that improve project management can facilitate product delivery and project completion.

Take Help of Project Management Apps

Project managers have a lot of their plate already; a major part of their role is making sure that everyone is aware of their personal responsibilities. Any IT project consists of multiple parties. It can be hard to keep an overview of everyone on the team and make sure their tasks are progressing as they should.

Project management tools can help managers delegate tasks and track progress at any given time. Tools like this allow your entire team to stay on the same page throughout the project and streamline communication for a more efficient workflow.

Celebrate Achievements as a Team

Communication is not only essential throughout a campaign or project, but also once that project is finished. You should communicate what went well, and allow your team to celebrate their shared accomplishment.

It is also great to discuss what should improve for the next project, but at the same time make sure the energy remains positive and appreciative.

Even if your project management team communicates fairly well, there is always room for growth. Consider implementing some processes, and practices mentioned above to take your communication and IT project management to the next level.

Are you a talented project manager looking for career in a growing IT hub? Here are some of the job opportunities at Exceeders.

Start Here!