يتطلّب توظيف موارد بشرية محترفة مهارةً عالية وخبرةً وموهبة. وفي حين تبدو هذا الأمور سهلة وبديهية، إلاّ أنّها أشياء يتعلّمها ويطوّرها كلّ شخص مسؤول عن التوظيف مع مرور الوقت. لقد نجح فريق التوظيف لدى "إكسيد" في توظيف ما يزيد عن 300 محترف خلال الأعوام القليلة الماضية، ويقوم المدير الإقليمي للاستحواذ على المواهب الذي يترأس هذا الفريق بمشاركة بعض النصائح المفيدة التي يحتاج المسؤولون عن توظيف الموارد البشرية إلى تذكّرها عند القيام بعملهم:

معرفة ما تبحثون عنه تماماً بشكلٍ دقيق.

قبل الاستعانة بمصدرٍ ما، أنتُم بحاجة إلى معرفة ما تبحثون عنه. وفي حين يشكّل الوصف الوظيفي أو قائمة من المهارات والكلمات الدليليّة نقطة انطلاق جيدة، إلاّ أنه يجب أن تتأكدوا أنّه لديكم كافة المعلومات التي تحتاجون إليها قبل البدء بالبحث عن مرشحين صالحين. مقابلة مدير قسم توظيف الموارد البشرية. من خلال ذلك، لا تقومون بإعادة تأكيد فهمكم للمنصب الشاغر ولمتطلبات مدير التوظيف فحسب، بل يمكنكم أيضاً اكتشاف معلومات إضافية ستجعل بحثكم أكثر دقةً.

 
وضع خطة

التخطيط يعني الوصول إلى نقطة نهائيّة أو تحقيق نتيجة أو هدف معيّن. هدفكم هنا كمسؤولين عن التوظيف هو ملء منصب شاغر، ويتطلّب ذلك تخطيطاً وتنفيذ مجموعة من الخطوات التي تخضع لعامل الوقت.
إبدأوا بتدوين كافة مراحل عمليّة التوظيف، وأجروا تقديراً للوقت الذي تحتاجون إليه للانتقال من خطوة إلى التالية، مع أخذ المهلة النهائية في عين الاعتبار. احتفظوا دائماً بهامش إضافي من الوقت لمواجهة أيّة مفاجآت مُحتمَلة قد تطرأ. تحتاج خطتكم الأساسيّة إلى خطّة ثانويّة، وثالثة، ورابعة... فتشكّل الخطط الاحتياطيّة شبكة أمان.
 
اتّباع مراحل عملية التوظيف

ستجدون أنّه في غالبيّة الأحوال، يحتاج مدراء أقسام توظيف الموارد البشرية إلى ملء منصب شاغر ليس خلال أسبوع من الوقت أو خلال شهر، لكن "البارحة". فتشعرون بضغط الوقت، ويبدأ العدّ العكسي منذ لحظة قَول المدير: "أحتاج إلى مساعدتكم في إيجاد الشخص المثالي لهذه الوظيفة...". كَونكم المنسّق الرئيسي لمراحل عمليّة التوظيف، عليكم التأكّد من عدم اختصار أو إهمال أي خطوات؛ فيكفي اتّباع مراحل عملية التوظيف وتحديد توقّعات واقعيّة. هنالك سبب وراء رغبة شركتكم في أن يخضع طالب وظيفة لسلسلة من المقابلات... وهذا السبب هو اختيار المرشّح الأفضل.
 
تحضير المسؤولين عن إجراء المقابلات

غالباً ما ستجدون أنّ تقدّم بعض الطلبات للحصول على وظيفة قد تفقد من زخمها بسبب مدى توفّر المسؤولين عن إجراء المقابلات، ويسوء ذلك عندما يجب اتّباع إجراءات متعدّدة المراحل للمقابلات. كلّما زاد عدد المقابلات التي تحدّدونها، كلّما تضاعف اعتمادكم على المسؤولين عن إجراء المقابلات. ويأتي مع ذلك ضغط تحضير المقابلات وتحديد مواعيدها، ثمّ الحصول على آراء حول أحد المرشّحين لدى المسؤولين عن إجراء المقابلات بأنفسهم.

فخلال هذه المرحلة الأولى من إعداد خطتكم وتحديد مُهل زمنية لملء المنصب الشاغر، قوموا بإبلاغ المسؤولين عن إجراء المقابلات بأنّكم ستحدّدون لهم مواعيد مقابلات قريباً. سيكونون أكثر تعاوناً وسيشاركون آراءهم بعد المقابلة بسرعة أكبر، لا سيّما إذا قمتُم بمتابعة الاتصال بهم بانتظام. اطلبوا بظرافة 
 
إدارة مهامكم

يُعَدّ الكلام أسهل من التطبيق، أليس كذلك؟ كَونكم مسؤولين عن التوظيف، يتوجب عليكم اتّباع مراحل معيّنة. لعلّه لديكم أو لا نظام يساهم في تسهيل عملكم. وإذا شعرتُم أنّ هذه الأدوات التي تقدمها لكم مؤسّستكم ليست كافية، يمكنكم اللجوء إلى أدوات أخرى لتسهيل مهامكم. تتطلّب معالجة أكثر من منصب شاغر واحد أو مواجهة عبء عمل كبير إدارةَ المهام. فإذا كان بإمكان مستند Excel أو قائمة مهام أن تساعدكم على مواكبة ما يجب تحقيقه، فلا تتردّدوا في استعمال كافة الموارد المتوفّرة لديكم!